Beknopte privacyverklaring

Wie zijn wij?

At Your Service is de staffing tool waar Be•At Venues nv gebruik van maakt.

Op welke wijze verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw persoonsgegevens rechtstreeks van u: de gegevens die u verschaft bij het creëren van een account in de applicatie; foto, (voor)naam, mobiel nummer, paswoord en e-mailadres.

De reden waarom we jouw foto opvragen, is gezichtsherkenning. Deze visuele check aan de ingang van onze zalen gebeurt uit veiligheidsoverwegingen.

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken uw gegevens om profielen te kunnen matchen aan openstaande jobs in de venues van be•at en regelen op basis daarvan de toegang tot de desbetreffende venue en de toegewezen taak tijdens het verloop van het evenement.

Uw gegevens zijn binnen de applicatie enkel raadpleegbaar door lijnverantwoordelijken en organisatieverantwoordelijken, bijvoorbeeld de verantwoordelijke van een vereniging of de verantwoordelijke van een toog.

Uw recht van toegang en controle op uw persoonsgegevens

U beschikt over het recht van inzage van uw gegevens, het recht om deze te verbeteren, het recht op vergetelheid, op beperking van de verwerking en op overdraagbaarheid van de gegevens. U kunt bezwaar uitoefenen tegen de verwerking en u hebt het recht om niet te worden onderworpen aan besluiten gebaseerd op geautomatiseerde verwerking.

Uitgebreide privacyverklaring

Be•at hecht het grootste belang aan uw vertrouwen. Dit geldt ook voor de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. Huidige privacyverklaring beoogt u daarover in detail te informeren.

1. Wie zijn wij?

U verstrekt uw gegevens aan Be•At Venues nv. De applicatie van At Your Service wordt gebruikt om het matchen van jobs te faciliteren, de toegangscontrole uit te voeren en voor het toewijzen van de taken tijdens het verloop van het event zelf.
U kunt uw rechten uitoefenen ten aanzien van de nv Be•At Venues.

2. Op welke wijze verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw persoonsgegevens rechtstreeks van u.
De door ons verzamelde gegevens worden voornamelijk door uzelf rechtstreeks aan ons bezorgd. Zo worden gegevens opgeslagen bij het aanmaken van een profiel.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Het gaat om volgende gegevens:
– Persoonlijke contactgegevens: naam, telefoonnummer, e-mail, taalvoorkeur, paswoord en profielfoto. Dit zijn de gegevens die u ons zelf verstrekt bij het aanmaken van een profiel in de app.

4. Rechtmatigheid van de verwerking

Wij beroepen ons op volgende rechtmatigheidsgronden:

• Toestemming
  • U geeft uitdrukkelijk toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden; bijvoorbeeld een toestemming om u uit te nodigen voor een eerstvolgende job in één van de venues van be•at.
  • U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken door dit aan te vragen via een mail naar privacy@beatvenues.be.
• Uitvoering van de overeenkomst wanneer u een job hebt aangenomen.

5. Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Afhandeling van de gemaakte overeenkomst

Wij gebruiken uw gegevens om profielen te kunnen matchen aan openstaande jobs in de venues van be•at en regelen op basis daarvan de toegang tot en het verloop van de opdracht in de desbetreffende venue.

De gegevens worden enkel gebruikt binnen het kader van de doelstelling van de app: met name de organisatie van de personeelsbezetting bij een evenement. Eénieder die gegevens te zien krijgt wordt ook gehouden om dat doeleinde te respecteren en de gegevens niet voor andere doeleinden aan te wenden.

Wij kunnen uw gegevens delen met veiligheidsdiensten van de overheid, indien daarom gevraagd wordt. Het beperkt zich dan tot het delen van aantallen, en tenzij anders bepaald, niet om identificeerbare persoonsgegevens.

Testdata voor nieuwe ontwikkelingen

Persoonsgegevens kunnen worden gebruikt om nieuwe software-ontwikkelingen te testen in opdracht van Be•At Venues nv. In sommige gevallen zullen de data worden geëxporteerd naar een derde partij, die instaat voor het testen van de nieuw ontwikkelde toepassingen en uw data enkel voor dit doeleinde kan gebruiken. In alle gevallen zullen de nodige veiligheidsmaatregelen genomen worden, waaronder het anonimiseren van persoonsgegevens.

Uw gegevens worden niet onderworpen aan een volledig geautomatiseerde besluitvorming, noch profiling.

6. Uw recht van toegang en controle op uw persoonsgegevens

U beschikt over een aantal rechten inzake de verwerking van uw persoonsgegevens. Om deze rechten uit te oefenen, stuurt u een mail naar privacy@beatvenues.be. Binnen de maand wordt uw verzoek behandeld. Indien op uw verzoek niet kan worden ingegaan, zal be•at u de redenen daarvan meedelen.

Recht van inzage
U hebt het recht om de door u verstrekte gegevens in te kijken en uw profielgegevens te beheren en te wijzigen. Enkel uw telefoonnummer kan niet gewijzigd worden en zal via aanvraag aangepast moeten worden.

Recht op correctie of verwijderen
U hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te verbeteren of gegevens te laten verwijderen.

Recht op vergetelheid
U hebt het recht te vragen om ‘vergeten te worden’ en te worden verwijderd uit de database. In sommige gevallen kan deze vraag geweigerd worden, bijvoorbeeld wanneer de gegevens nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
U hebt het recht om verstrekte persoonsgegevens te laten overdragen naar een andere verwerker in een gestructureerde, gangbare en leesbare vorm.

Recht om klacht in te dienen bij de toezichthouder
Indien u bepaalde klachten hebt inzake het privacybeleid van Be•At Venues nv dan kunt u zich wenden tot de toezichthouder (Belgische Gegevens Beschermings Autoriteit).

7. Wie krijgt uw gegevens te zien?

Indien u zich engageert om een job aan te nemen, heeft de lijnverantwoordelijke zicht op uw deelname (naam en voornaam) en heb je ook zelf inzage in de andere deelnames van dezelfde lijn.

8. Bewaartermijn van de gegevens

De bewaartermijn van de profielgegevens in de At Your Service applicatie zijn bepaald op 5 jaar inactiviteit (meer bepaald: geen job meer aangenomen binnen de applicatie of inactiviteit binnen de applicatie). Deze termijn is ingegeven vanuit de praktische overweging dat de meeste medewerkers gedurende meerdere jaren actief blijven. Het heeft slechts zin om deze te verwijderen uit de database na 5 jaar inactiviteit.

Indien u gedurende een periode van 5 jaar geen activiteit meer heeft vertoond en ook geen job meer heeft aangenomen binnen de applicatie, dan zal uw profiel uit de database verwijderd worden.

9. Beveiliging van gegevens

Be•at doet al het mogelijke om haar medewerkers te beschermen tegen onrechtmatige toegang tot of onrechtmatige aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van de gegevens in haar bezit.
Daartoe worden onder meer volgende beveiligingsmaatregelen aangewend:

• Technische beveiligingsmaatregelen:
  • Interne bestanden worden opgeslagen op een locatie waar (enkel) die personen aan kunnen die deze bestanden nodig hebben in het kader van verwerkingen. Bijvoorbeeld lijnverantwoordelijken voor het inplannen van medewerkers.
  • De back-end applicatie is voorzien van een gepersonaliseerde login en paswoord.
  • Back-ups worden dagelijks genomen en op verschillende locaties bewaard. Deze back-ups worden minimaal 30 7dagen bijgehouden om de gegevens te kunnen terughalen in geval van verlies en de continuïteit te verzekeren.
  • Gebruikers melden zich aan via two factor authentication.
• Een grondig uitgewerkt intern privacybeleid

10. Doorgifte van gegevens aan derde landen

Gegevens worden enkel doorgegeven binnen de EU via de partners waar be•at mee samenwerkt.

11. Aanpassingen aan het privacybeleid

Bij wijzigingen aan het huidig privacybeleid stellen wij u daarvan per e-mail op de hoogte. De nieuwste versie is steeds raadpleegbaar op de website www.beatvenues.be, zodat deze door u kan worden geraadpleegd.

12. Contactname

De algemene gegevens van be•at zijn beschikbaar op de website. Indien u vragen of opmerkingen hebt in verband met ons privacybeleid, kunt u best een mail sturen naar privacy@beatvenues.be. Deze mail komt terecht bij het DPO-team van be•at. Wij zullen uw vraag in elk geval binnen de maand beantwoorden.